5 أشياء عليك تجنبها في خطابات التوصية


5 أشياء عليك تجنبها في خطابات التوصية
5 أشياء عليك تجنبها في خطابات التوصية

هل طُلب منك كتابة خطاب توصية من قبل؟ حسناً فالأمر ليس بالسوء الذي يدفعنا للإعتذار عن قبول مثل تلك المهمة، ولكن بصرف النظر عما يحدث لنا عندما نكون بحاجة لتوضيح كيف نفكر، وما نشعر به حيال عمل شخص آخر، فالتكليف بكتابة رسالة توصية غالباً ما يدفعنا للقلق؛ لأنه إذا كانت هذه الرسالة تشتمل على صيغة ضعيفة فبالتأكيد سوف يضعف ذلك من فرص التحاق الشخص بالوظيفة.

وسواءً كنت تكتب رسالة لموظف أو زميل في العمل، فهناك بعض المهام والواجبات الأساسية لكيفية كتابة خطاب توصية فعّال، وفي هذا المقال إليك بعض أهم المبادئ التوجيهية التي ستضمن لك أنك قدمت أفضل ما لديك للشخص الذي طلب منك خطاب.

الآن لنبدأ:

عند كتابتك لرسالة التوصية تجنب هذه الأخطاء الخمسة الشائعة:

1-لا تنسى أن تقدم نفسك

لا تنسى أن تقدم نفسك
لا تنسى أن تقدم نفسك

 

اشرح مَن أنت وعلاقتك بالشخص الذي توصي به، لكي تحمل رسالة التوصية الخاصة بك وزناً قيماً مقارنة ببقية المتقدمين لتلك الفرصة سواءً كانت دراسية أو للعمل، فالخطاب يحتاج إلى توفير تعريف خاص بك، وإلا يتم اعتبارها قد كُتبت من قبل شخص غريب. وكحدٍ أدنى عليك توضيح:

– مَن أنت؟

– ما هو عنوانك؟

– كيف تعرف الشخص الذي توصي به؟

– ما طبيعة علاقتك مع ذلك الشخص؟

– منذ متى تعرف هذا الشخص؟

 

2- لا تعمم

لا تعمم
لا تعمم

قم بتخصيص توصيتك بالوصف المناسب لطلب الحصول على هذه الفرصة بعينها. لذا، إذا كنت توافق على كتابة توصية لشخص ما، تأكد من أنك تفهم ما توصي به، وما ينبغي أن توصي به، ولا مانع من ذكر أنك أفضل شخص لتقييم قدرات هذا الذي توصي به لتلك الفرصة. وتحقيقاً لهذه الغاية تأكد من أن تطلب وتراجع ما يلي:

– طبيعة الفرصة سواءً الوصف الوظيفي أو البرنامج التعليمي

– طلب السيرة الذاتية

– أي مواد إضافية يمكنها أن تساعدك في فهم كيفية إبراز مهارات الشخص المتقدم بالطلب

حتى لو لم يتمكن مقدم الطلب من تقديم وصف تفصيلي لطبيعة الفرصة، تأكد من أن لديك فكرة واضحة عن أنواع المواقف أو المهارات التي سيستخدمها هذا الشخص، والتي ستفيده في خطاب التوصية الخاص به، ومن أن تكون محددًا في الإشارة إلى أن هذا الشخص هو الأنسب لهذه المهمة.

 

3- لا تبالغ

لا تبالغ
لا تبالغ

عليك الكتابة بشكلٍ إيجابي وأمين في ذات الوقت؛ فعندما يقوم شخص ما بإظهار عيوب أحدهم بشكل مبالغ فيه، فلابد أن تكون استجابة الناس فيها نوع من الشك، والإحباط، وأحياناً بعض العدائية، وبالمثل تثار نفس العواطف عند الإشادة بالحماس الشديد لشخصٍ آخر.

لذا إذا كنت تريد تجنب التضليل وردود الأفعال السلبية، حاول أن تطبق نفس الأشياء التي تستخدمها في الترويج الذاتي الإيجابي في خطاب التوصية، وكذلك التركيز على الصدق، الإيجابية، والوضوح بدلاً من قولك لمثل تلك العبارات “أفضل من أي وقت مضى”، ولا داعي من ذكرك لبعض التفضيلات من الأساس.

اقرأ أيضاً : خطة الـ18 دقيقة لإدارة يومك

4- لا تتجاهل التنسيق والتحرير

لا تتجاهل التنسيق والتحرير
لا تتجاهل التنسيق والتحرير

الإهتمام بتنسيق وتدقيق رسالتك لغويًا هو أمرٌ بالغ الأهمية اعتماداً على المجال المُقدَّم فيه، فتنسيقك للرسالة من شأنه أن يجعلها تبدو احترافية مما يزيد من فرص قبول الشخص بالوظيفة.  وبشكلٍ عام من الأفضل دائمًا الحفاظ على التقليدية، وهذا يعني التأكد من تنسيق العنوان، وتغطية القواعد الخاصة بك من حيث المحتوى. وإذا كانت لديك رسالة مكتوبة، فأنت تحتاج فقط إلى الوقت للمصادقة عليها، وإذا لم يكن لديك روتين التدقيق المطبعي، فإليك أفضل نصائح التدقيق:

 

  • اقرأها وانتظر دقيقة ثم اقرأها ثانية

ربما كنت تعرف هذا بالفعل، ولكنك لا تقوم بتطبيقه. قبل أن تقوم بالإرسال، عليك العودة وقراءة ما كتبته للتو. تحقق من الأخطاء المطبعية الواضحة، تأكد من عدم وجود كلمات مفقودة، وقم بتشغيل التدقيق الإملائي.

إذا كنت تستطيع الخروج بعيدًا، والقيام بشيء آخر لبعض الوقت، ثم العودة وقراءتها مرة أخرى، فهذا أفضل بالتأكيد، فكلما كان لديك المزيد من الوقت بين الكتابة وتصحيح الأخطاء المطبعية؛ كلما كان هذا أفضل لإكتشافك الأخطاء من أول مرة وتصحيحها وعدم تخطيها.

  • القراءة من النهاية للبداية

قد يبدو لك الأمر غريباً بعض الشئ، ولكن القراءة من النهاية للبداية هي وسيلة فعالة لتحديد الأخطاء. فالبدء بالكلمة الأخيرة، والعمل للأمام كلمة بكلمة حتى تصل للبداية، هي تقنية جيدة لمساعدتك على اكتشاف الكلمات المتكررة، الأخطاء الإملائية، والتنسيق الخاطئ.

  • تغيير طريقة العرض

افعل شيئاً لجعل كتابتك تبدو مختلفة، كأن تغير من طبيعة الخط، أو تقم بطباعته على سبيل التجربة، فالفكرة هو جعل النص غير مألوف.

  • القراءة بصوتٍ عال

اغلق باب مكتبك، وحاول قراءة ما كتبته بصوتٍ عال، ستشعر قليلاً بالسخف في البداية، ولكنها واحدة من أفضل الطرق للتأكد من صحة الكتابة الخاصة بك. خذ وقتك وانطق كل كلمة بعناية، وتوقف فقط عند الفواصل والنقاط، حيث قراءة رسالتك مثل الروبوت يمكن أن تساعدك على اكتشاف علامات الترقيم المفقودة وكذلك الصياغة.

أما آخر ما تبقى من الأخطاء الشائعة عند كتابة الرسالة هو:

 

5-لا توافق على كتابة توصية لا يمكنك تقديمها

لا توافق على كتابة توصية لا يمكنك تقديمها
لا توافق على كتابة توصية لا يمكنك تقديمها

نعم، نعلم أنه من المحرج القول لشخص ما أنه لا يمكنك كتابة خطاب توصية لهم، ولكن هذا هو الشيء الصحيح للقيام به، ربما لم تكن على علم بما فيه الكفاية بطبيعة عملهم، أو أيًا ما يخبرونه بك، أو لا تشعر بأنك تستطيع حقاً كتابة توصية فعّالة. في كلتا الحالتين عليك إعطاء الشخص الفرصة للعثور على أحدٍ آخر يمكنه كتابة التوصية له مع تمني التوفيق والسعادة، فهذا أفضل كثيراً لك وله، وينبغي عليه تقدير موقفك.

لكن ماذا لو سألوك عن سبب رفضك؟

إذا كنت غير مستعد للتوضيح بالضبط لماذا لا يمكنك كتابة الرسالة، هنا بعض التفسيرات اللطيفة التي قد تناسب موقفك:

– إذا كنت لا تعرفهم جيداً، يمكنك الشرح بأنك لا تعرف عملهم بشكل جيد بما فيه الكفاية لكتابة الرسالة.

-إذا كنت تعرفهم جيداً، ولكنهم غير متفانيين في عملهم، يمكنك القول بأنك لست أفضل شخص لمنحهم التوصية، ويمكنك أن تشير إلى الأكثر ملائمة.

 

أما عن كيفية كتابة رسالة أساسيات التوصية فالأمر كالتالي:

في نهاية المطاف، كتابة خطاب تذكية فعّال يرجع إلى عدد قليل من الأساسيات كالتالي:

– أن تكون جاهزًا.

– أن تكون صادقًا.

– أن تكون التوصية واضحة.

– أن يغلب عليها المهنية.

هذه كانت بعض النصائح التي عليك اتباعها، والأمور التي عليك تجنبها حتى تصبح قادرًا على كتابة رسالة توصية بشكلٍ احترافي مما يساعد في زيادة فرص صاحب التوصية.

 

اقرأ أيضاً : كيف تعلم أنك ستكون انسان ناجح بشكل استثنائي

 

 

اكتب تعليق من فيسبوك

تعليق


اعجبك ؟ شارك الموضوع مع أصدقائك!

-1
316 مشاركات, -1 points

لا تنسى قراءة المواضيع التالية أيضاً