هل تعلم أن حوالي 41% من المهام الموجودة على القائمة الخاصة بك، لا يتم تحقيقها في نهاية المطاف؟
تمثل قوائم المهام قائمة بجميع الأعمال التي خططت لإنجازها في إطار زمني معين، وتهدف إلى جعل الحياة أكثر بساطة، حيث تمكنك من كتابة المهام الخاصة بك لتجنب نسيانها، وكذلك تريح عقلك من التسبب في الإجهاد الذي لا لزوم له.
ولكن في بعض الحالات، يكون إنشاء قوائم المهام شيئًا ليس بهذه البساطة، لأن طريقة الإعداد لهذه القائمة هو المتحكم في اتباعها من عدمه، وهو ما يفرق شخص عن الآخر. لذا عليك معرفة كيفية جعل قائمة المهام الخاصة بك أكثر تشويقًا حتى تحبها وتلتزم بها.
إذًا، كيف تنشئ قائمة مهام تحبها؟
هناك الكثير من العوامل التي يجب مراعاتها إذا كنت تريد حقًا أن تعتمد طريقة مناسبة لنمط حياتك. وتعد النقطة الأساسية من تلك القائمة هي مساعدتك في الواقع على إدارة أمورك بشكل أفضل، وليس فقط ملاحظة الأشياء التي لم تتمكن من فعلها.
ويعتمد الالتزام بالقائمة على مدى واقعيتها، لأنها على الأرجح تحمل بين ثلاثة إلى خمسة عشر مهمة ينبغي القيام بها، وكلما كانت المهام أكثر وقعت عليك مسؤولية أكبر في ضرورة التخطيط الجيد من البداية، وتعرضت لاحتمالية أكبر للخروج عن القائمة والمواعيد المحددة. لكننا سنقترح عليك اليوم طريقة جديدة لتجنب الشعور بالإجهاد وعدم التنظيم:
1- مهمتك الأولى يجب أن تكون هي الأكثر إلحاحًا بين المهام
تأليف القوائم من الممكن أن يكون أصعب عندما يتعلق الأمر بتحديد الأولويات، لأنه عندما يكون هناك شيء في الجزء العلوي من القائمة الخاصة بك، فإن دماغك سيفترض بشكل تلقائي أن تلك المهمة هي الأكثر أهمية بالنسبة لك للقيام بها.
لذا عليك ترتيب قائمة أولوية المهام المنظمة بالفعل بشكل فعال، ومع ذلك فإن المهمة الأولى غالبًا ما تكون هناك لأنك فكرت بها قبل كل المهام الأخرى، في حين أن بعضها قد يكون أكثر أهمية منها. وبالتالي، قد تكون مهمتك الأكثر أهمية في منتصف القائمة، أو حتى في الأسفل.
2- استخدم تواريخ الاستحقاق وإشارات الوقت
عين أوقات محددة للأنشطة المختلفة، وسوف تلاحظ أن ذلك سيحدث فرقًا كبيرًا، خاصةً عندما يتعلق الأمر بالأوليات التي واجب إنهاءها قبل موعد معين. لذا يعد من أكثر التقنيات فعالية في هذه القائمة هو إضافة الأوقات المهمة لكل عمل، خاصةً إذا كانت تلك المهام فائقة الأهمية، وهذا سيساعدك على معالجة المهام الأكثر إلحاحًا في الوقت المحدد. ومع ذلك، يجب عليك أن تكون حذرًا، لأن إضافة الوقت المناسب إلى قائمة المهام الخاصة بك يمكن أن تجعل أكثر جمودًا، ما قد يسبب تجنب تلك القائمة تمامًا. لذا لا تحاول المبالغة في ذلك.
3- اجعل مهامك الموجودة بالقائمة مؤهلة لذلك
لإنشاء قائمة مهام فعالة، يجب أن تقع جميع المهام التي تكتبها في فئتين:
– يجب أن تكون المهمة هامة جدًا، وليست مجرد شيء تحتاج لإنجازه.
– ينبغي أن يكون شيئًا يتعين القيام به في اليوم نفسه، أو في الوقت المخصص لتلك القائمة.
ونحن بحاجة إلى أن نكون قادرين على تحديد المهام التي تستحق الوجود في القائمة بشكل فعلي، وذلك لأن قائمة المهام تلك أنشأت لهدف محدد. فلا تفكر أن تخلطها بجدول يومك حتى لا تصعب الأمر على نفسك فتجد أن أمامك كمية مهولة من الالتزامات، وقد ينتهي بك الأمر إلى الشعور بعدم التنظيم، حتى تفشل في الالتزام بها.
اقرأ أيضاً : بخلاف ما تعتقد؛ التنقل والتبديل بين المهام يجعلك أكثر ابتكارًا!
4- إضافة تفسيرًا إلى كل عنصر بالقائمة (ماذا يعني بالضبط؟)
وذلك من خلال تفكيك الأهداف الكبيرة إلى أهداف صغيرة. وإليك المثال: شراء البطاريات يتطلب وقتًا أكبر من كتابة كتاب، لكن عندما يتم وضع كلى المهمتين على اللائحة فإن كل عنصر منهما يأخذ المكان نفسه. لأننا في أغلب الأحيان عندما نعد قائمة أعمال لا نقوم بتقسيم المهام الكبيرة إلى قطع صغيرة، في حين أن القيام بذلك سوف يوفر لك نظرة ثاقبة حول الوقت الذي سوف تأخذه كل مهمة للإتمام.
فمن الأسهل بكثير مساواة كافة المهام ببعضها، وتقسيم المهمات الكبيرة إلى أجزاء صغيرة تساوي تلك الأجزاء التي تأخذها المهمات الأخرى.
كما أن لإنشاء قائمة مهام فعالة فإن القائمة الخاصة بك تحتاج إلى المزيد من التفاصيل، حتى يمكنك تفريق المهام الأكثر تعقيدًا عن المهام البسيطة.
5- إعادة تقييم المهام التي لم تقم بها
إذا كنت تقوم مرارًا وتكرارًا بتأجيل مهمة عاجلة أو أي مهمة إلى اليوم التالي، فأنت في حاجة إلى معرفة السبب. فإما أن هذه المهمة ليست عاجلة أو أن هناك مشكلة تحتاج إلى حل بحيث تكون قادر على إتمامها في المرة المقبلة. ومهما كان الأمر، يعد ذلك إشارة على أن هناك شيئًا ما غير صحيح.
6- تقسيم القائمة إلى عمودين
وذلك بوضع قائمة مرتبة زمنيًا بالمهام التي تحتاج إلى إنجاز على الجانب الأيسر من القائمة، وعلى الجانب الأيمن تسرد ما تأمل أن تحصل عليه عند إتمام كل مهمة.
وتحت القائمة الزمنية حدد المهام التي ينبغي عليك القيام بها في ذلك اليوم نفسه.
اقرأ أيضاً :
- لا تدع الموعد النهائي للمهام يفوتك أبدًا؛ بهذه الأسرار الخمس
- قانون الجذب | التصور الذهني و المهام اليومية
- خمس خطوات للانطلاق نحو الإبداع