خطوات عملية لإدارة وقتك بفعالية


كيف تدير وقتك بفعالية؟
كيف تدير وقتك بفعالية؟

 

لماذا نستخدم مهارات إدارة الوقت؟

لماذا نستخدم مهارات إدارة الوقت؟
لماذا نستخدم مهارات إدارة الوقت؟


إنه من المهم أن نضع استراتيجية فعالة محددة لإدارة وقتنا بشكل متوازن، بين المطالب المتضاربة من الدراسة، والترفيه، والعمل، وتُعد مهارات إدارة الوقت شيء أساسي لسير العمل، والتمكن من تحقيق نتائج جيدة من الامتحانات.
وقد يبدو لنا أحيانًا أننا لا نملك الوقت الكافي لعمل أي شي نرغب في إنجازه، ما يزيد إحساسنا بالضغط الواقع علينا.
وفي وقت المراجعة للامتحانات الدورية، أو في اختبارات نهاية العام، تجد أن عليك التوفيق بين ضغط المراجعة وأدائك في العمل. لذا، تكون إدارة الوقت آنذاك شيء ضروري جدًا.

 

ما هي المهارات المطلوبة لإدارة الوقت بشكل فعال؟

ما هي المهارات المطلوبة لإدارة الوقت بشكل فعال؟
ما هي المهارات المطلوبة لإدارة الوقت بشكل فعال؟


من بين هذه المهارات: تحديد أهداف واضحة، والاتجاه نحو أهدافك بخطوات عقلانية، ومراجعة تقدمك من وقت لآخر، وتشمل المهارات الأخرى بعد ذلك: التركيز على المهام العاجلة والمهمة بدلًا من المهام التي ليست ذات أهمية أو لا تقودك نحو الهدف، وتنظيم جدول أعمالك، والمثابرة، وتجنب التأجيل.

 

استخدم القوائم: اصنع قائمة أعمال

استخدم القوائم: اصنع قائمة أعمال
استخدم القوائم: اصنع قائمة أعمال


يجب عليك اقتناء جهاز تذكير، أو ورقة وقلم، والأفضل أن تقوم بتثبيت أحد التطبيقات على هاتفك الذكي بحيث يقوم بتنظيم مواعيدك وتذكيرك بها، حتى لا تشغل رأسك دائمًا بما يجب عليك فعله، ويوميًا قم بكتابة الأشياء التي تريد إنجازها، وأضف إليها المواعيد المحددة مثل الاختبارات الدراسية، وزيارات الطبيب، وقبل الاجتماعات من الأفضل أن تحدد الأسئلة التي ترغب في طرحها حتى لا تستنزف وقتك فيما لا يجدي.

ويقول أحد الطلاب الجامعين: “لقد وضعت جدولًا زمنيًا وتمسكت به، باستخدام أحد التطبيقات الهاتفية التي ترسل لي رسائل لتذكيري بما أنجزه بشكل دوري، وكانت هذه الأداة فعالة ومفيدة للغاية”.

ويُعد تنظيم هذه القائمة جزء أساسي من التخطيط للعمل، مثل إعطاء الأولوية للبنود المدرجة في القائمة، وتقسيمها إلى هامة/ ليست هامة، وعاجل/ غير عاجل، وبالانتهاء من المهام الهامة العاجلة، نستطيع العبور إلى بقية المهام، كما يمكن إبراز المهام العاجلة أو المهمة بتعليمها بنجمة مثلًا أو أي علامة.

 

اقرأ أيضاً : أربع عشرة نصيحة لإدارة الوقت: لعمل أقل ولعب أكثر

 

فوائد استخدام قائمة الأعمال

فوائد استخدام قائمة الأعمال
فوائد استخدام قائمة الأعمال


1- تجعل عقلك يركز على العناصر الهامة.
2- يصبح لديك دائمًا ما تفعله.
3- احتمال أن تنسى فعل المهام يصبح قليل جدًا.
4- لديك تسجيلًا بما أنجزته وما لم تنجزه.
5- تشعر أكثر بالسيطرة.
6- كتابة المهام يحفز أفكارك للعمل.
7- يساعدك في رؤية الصورة كاملة.
8- يوفر لك الوقت.
9- يعاونك على تحديد أولوياتك: ما الشيء الهام العاجل؟
10- أنت لست بحاجة لحمل أي شيء لتتذكره في رأسك.
11- تصبح أقل عرضة لتفويت الأشياء.
12- تشعر بقيمة ما حققته، فيزيد ذلك من ثقتك وتحفيزك.

 

تحديد الأهداف

تحديد الأهداف
تحديد الأهداف


ضع لنفسك أهداف محددة وواضحة، وتأكد من أن هذه الأهداف واقعية وقابلة للتحقيق، ولتفعل ذلك عليك أولًا أن تختبر موقفك الحالي وأن تعي لماذا يعد تحقيق هذا الهدف ضروريًا بالنسبة لك؟ وما هي الأمور التي ينبغي عليك فعلها لتحقيه؟
ثم ضع خطة طوارئ، وطريق بديل لهذا الهدف، في حال لم تتمكن من أخذ الطريق الأول، وعلى سبيل المثال: “أخذ دورة في الجرافيك إن لم يتم قبولك بالوظيفة”.

 

تحديد الأولويات

تحديد الأولويات
تحديد الأولويات


الكفاءة والفعالية ليسوا بالمعنى نفسه، فالشخص الذي يعمل بجد لكنه يقضي وقت كثير في المهام غير الضرورية يمكن أن يكون كفء لكن ليس فعال. فلتكون فعال ينبغي عليك تقرير ما هي المهام العاجلة والمهمة لتركز عليها، وهذا ما يُسمى بالأولويات.
فإنه من الضروري أن ترتب مهامك والأشياء التي عليك تنفيذها طبقًا لهذه الأولوية، حتى لا تضيع وقتك فيما لا يستحق، مع تجنب الانقطاعات التي من الممكن أن تتخلل وقت عملك.

كما أن هناك فارقًا بين المهام الهامة والعاجلة: فعندما تجد أنك لن تستطع القيام بكل الأعمال التي عليك القيام بها، تصبح في حاجة لتحديد أولوياتك بحرص، استنادًا إلى عوامل مثل الموعد النهائي للتسليم، أوموقع وجودك، وفرص الترقية مثلًا.

 

محاولة التركيز

محاولة التركيز
محاولة التركيز


يقول “James Caan”: في بيئة العمل يكون الناس أكثر عرضة للتشتت بالضوضاء، سواء كانت إشعارات البريد الإلكتروني، أو خطوات المارة، أو صوت السيارات، فدائمًا يخيل لهم أن هناك شيء أهم بكثير من المهمة الفعلية.
لكن لو كانت هذه الضوضاء سببها زملاء العمل فينبغي عليك التحلي بالقوة لقول “لا” حتى تتمكن من إلغاء هذه الضوضاء والتركيز على مهامك.

 

تجنب التأجيل

تجنب التأجيل
تجنب التأجيل


يُعد التأجيل هو آفة العمل، فمن المهم أن تتحكم في خوفك تجاه البدء في الأشياء، وتدرك أن الخوف غالبًا يكون أسوأ بكثير من أي نتائج سلبية محتملة. لذا، حاول اتخاذ القرار بشكل فوري عندما يكون ذلك ممكنًا، وإذا لم يكن لديك ما تستعد له، فإن أفضل وقت للبدء في أي شيء هو الآن.

 

 

المثابرة

المثابرة
المثابرة


عليك إن لم تسر الأمور على النحو المطلوب أن تتعلم كيفية التمسك بأهدافك، وتتخذ موقفًا إيجابيًا تجاه الإحباط والفشل، فالأخطاء هي جزء حاسم من أي عملية، فكل منها يعلمك درسًا هادفًا تجاه ما تسعى إليه.

 


وأخيرًا؛ فقط امتلك استراتيجيات فعالة للتعامل مع الضغط، مثل ممارسة الرياضة وأوضاع الاسترخاء مثل اليوغا، وتقاسم مشكلاتك مع الأصدقاء، من أجل تخفيف العبء عليك، للانطلاق في طريق تحقيق الأهداف.

 

اقرأ أيضاً :

 


    اعجبك ؟ شارك الموضوع مع أصدقائك!

    2.2k مشاركات