لدينا جميعاً 24 ساعة في اليوم.. ولكن لماذا يبدو أن بعض الناس قادرون على تحقيق أقصى استفادة من كل دقيقة من اليوم؟ صدق أو لا تصدقهم ليس لديهم المقدرة على إيقاف أو إبطاء الزمن. لكنهم يعرفون كيفية إدارة وقتهم بشكل صحيح.
هل تريد أن تعرف كيف يمكنك أن تصبح سيداً في إدارة الوقت أيضاً؟ إليك ٢٠ طريقة فعالة وقوية لإدارة وتنظيم الوقت.
- راجع وقتك
عندما يتعلق الأمر بإدارة الوقت فإن الخطوة الأولى التي تحتاج إلى اتخاذها هي معرفة أين يذهب وقتك بالفعل. قد تعتقد أنك تستغرق 30 دقيقة فقط لإرسائل رسائل البريد الإلكتروني، ولكن في الواقع هذه المهمة تستهلك ساعة من يومك.
أسهل طريقة لتتبع وقتك هي تنزيل تطبيق مثل Rescue Time أو Toggl أوmy app Calendar لتتبع كل ما تفعله لمدة أسبوع. يمكنك بعد ذلك الوصول إلى تقرير لمعرفة ما يسرق وقتك باستخدام هذه المعلومات يمكنك إجراء التعديلات المناسبة.
- تعيين مهلة زمنية لكل مهمة
لقد وجدت أن وضع حد زمني لكل مهمة يمنعني من التشتت أو المماطلة. على سبيل المثال إذا كنت أرغب في كتابة مقال لمدونتي فأنا أمهل نفسي ساعتين. لذا إذا بدأت الساعة 8 صباحاً أحاول كتابتها بحلول الساعة 10 صباحاً. بطريقة ما تصبح هذه الطريقة بمثابة لعبة نظراً لأنني أقوم بالفصل بين المهام والأنشطة، إذا لم أكمل المهمة في الوقت المحدد فلا يزال بإمكاني العمل عليها دون تناول الطعام في الوقت المخصص لشيء آخر.
- استخدم قائمة المهام، ولكن لا تتخلى عن المهام
“تتكون جميع الأهداف والمشاريع من أجزاء أصغر تحتاج إلى القيام بها من أجل تحقيق الهدف، أو إكمال المشروع. يقترح “ويليام ليبوفسكي” إنشاء قوائم مهام لكل هدف ومشروع، مع سرد جميع الخطوات التي يجب إنجازها.
“بصرف النظر عن إبقائك مركزاً فإن هذا يحفزك أيضاً لأنك قادر على رؤية ما حققته بالفعل، وما متبقٍ عليك فعله”.
في الوقت نفسه ستحدث انقطاعات قد تمنعك من إكمال المهمة. ويوصي ويليام بأن “تحدد نقطة دائماً للعودة إلى هذه المهام وإكمالها بمجرد أن تكون قادراً على ذلك. قد يتطلب منك ذلك تحديد عدد المهام التي تعمل عليها في أي وقت”.
- التخطيط للمستقبل
واحدة من أسوأ الأشياء التي يمكنك القيام بها هي الاستيقاظ بدون خطة لهذا اليوم، وبدلاً من التركيز على ما يجب فعله، تجول بلا هدف وتهتم بأشياء تافهة.
هذا هو السبب في أنه يجب عليك دائماً التخطيط مسبقاً باستخدام أحد هذه الخيارات:
الليلة السابقة: قبل مغادرة العمل اليوم، اقضِ آخر 15 دقيقة في تنظيم مكتبك وتجميع قائمة بأهم العناصر غداً.
أول شيء في الصباح: خلال روتينك الصباحي، اكتب 3 أو 4 من أكثر الأشياء إلحاحاً وأهمية التي يجب القيام بها اليوم، واعمل على أن يكون اختيارك للأشياء الأكثر أهميةً وقم بالانتهاء منهم عندما تكون في أفضل حالاتك.
- اقضِ صباحك في أهم المهام
قال مارك توين ذات مرة:”إذا كان عملك هو أكل ضفدع، فمن الأفضل أن يكون هو أول شيء في الصباح. وإذا كان عملك هو أكل ضفدعتين، فمن الأفضل أن تأكل أكبر ضفدع أولاً”.
شيء مقرف أليس كذلك؟ أكيد. ولكن النقطة التي أشار إليها توين أنه يجب عليك الاهتمام بأكبر مهامك وأكثرها تحدياً في الصباح، والمعروفة أيضاً باسم أهم مهامك في اليوم.
هناك سببان لماذا هذه الخدعة هي طريقة فعالة لإدارة الوقت. بالنسبة للمبتدئين، عادة ما يكون لديك أكبر قدر من الطاقة في الصباح الباكر. لذا من الأفضل القيام بالمهام عندما تكون نشيطاً. أيضا يمكنك استخدام شعور أنك أنجزت شيئاً وتتغلب على صعاب بقية اليوم.
- التفويض أو الاستعانة بمصادر خارجية
يمكن أن يصبح التفويض أو الاستعانة بمصادر خارجية أمراً صعباً بعض الشيء، وبالنسبة للبعض، من الصعب السماح لشخص آخر أن يقوم بعملهم الذي اعتادوا إتمامه، أما البعض الآخر، ليس لديهم الوقت لتدريب شخص آخر لإكمال مهامهم.
الفكرة هي أن التفويض أو الاستعانة بمصادر خارجية أمر موفر للوقت لأنه يقلل من عبء عملك، مما يعني أن لديك المزيد من الوقت لقضاء مهام أكثر أهمية أو القيام بعمل أقل. بإمكانك تسليم المسؤوليات لأعضاء الفريق أو توظيف موظف مستقل من ذوي الخبرة. وإذا قررت تدريب العمال فالمنزل فهذا سيكون استثماراً في محله ويعود عليك بفائدةٍ كبيرة.
- القضاء على المماطلة وآفة نصف العمل
كتب جيمس كلير:”في عصرنا الذي ينتشر فيه التشتيت بصورة كبيرة، من السهل أن يُشتت انتباهنا بين ما علينا فعله وما يفعله الناس من حولنا”.
“عادةً ما نقوم بإرسال الرسائل العادية والالكترونية في نفس الوقت الذي كنا نقوم بعمل مهمة فيه، إنه أمر نادر أن يقوم أحد بإكمال المهمة التي بين يديه في مرة واحدة دون مماطلة”.
وقد أطلق كلير على هذه الآفة “نصف العمل” وإليك بعض الأمثلة.
- أنت تكتب تقريراً، ولكن تتوقف بشكل عشوائي للتحقق من هاتفك دون سبب.
- يمكنك تجربة روتين تمرين جديد، ولكنك تقوم بالتبديل إلى برنامج جديد بعد ذلك بيومين لأنك قرأت عنه عبر الإنترنت.
- أثناء التحدث على الهاتف، يتساءل عقلك ما الجديد في صندوق البريد.
وأضاف كلير:”بغض النظر عن مكان وكيفية الوقوع في فخ نصف العمل، تكون النتيجة دائماً هي نفسها: أنت لا تنغمس أبداً في العمل أو تركز تركيزاً مطلقاً، ونادراً ما تلتزم بمهمة لفترات طويلة من الوقت، ويستغرق هذا منك ضعف الوقت لإتمام نصف العمل”.
وجد كلير أن أفضل طريقة للتغلب على آفة المماطلة ونصف العمل هي عن طريق “تخصيص وقت محدد للتركيز على مشروع واحد وعدم الاكتراث بأي شيء آخر”. على سبيل المثال، سيختار تمريناً واحداً ويركز فقط على هذا التمرين. سيخصص أيضاً بضع ساعات للعمل على مشروع مهم، لكنه سيترك الهاتف في غرفة أخرى.
“هذه الإزالة الكاملة للمشتتات هي الطريقة الوحيدة التي أعرفها لأدخل في عمل عميق ومركّز وتجنب العقبات من حولي التي تجعلني أقوم فقط بنصف العمل.”
- تغيير الجدول الزمني الخاص بك
إذا كنت تقرأ هذه المقالة، فمن الواضح أنك ترغب في اكتشاف بعض طرق إدارة الوقت المفيدة، ويسعدني جداً مساعدتك في الحصول عليها. ولكن، إذا كنت تواجه صعوبة في إدارة الوقت، فقد يكون الحل بسيطاً مثل تغيير جدولك الزمني.
على سبيل المثال ، بدلاً من النوم حتى الساعة 6:30 صباحاً، استيقظ قبلها بساعة. أنا شخصياً أجد توقيت الـ 5:15 صباحاً أكثر الأوقات إنتاجية في اليوم لأنه يمنحني وقتاً لممارسة الرياضة والتخطيط ليومي ومراجعة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي وحتى العمل في مشاريع جانبية دون إزعاج.
ضع في اعتبارك أيضاً الاستيقاظ مبكراً في عطلات نهاية الأسبوع وربما تقليل كمية مشاهدة التلفزيون.
- اترك فاصلاً بين المهام والاجتماعات
القفز على الفور من مهمة أو اجتماع إلى آخر قد يبدو استخداماً جيداً لوقتك، ولكن في الواقع له تأثير معاكس. نحتاج إلى وقت لتصفية عقولنا وإعادة شحن طاقتنا من خلال المشي أو التأمل أو مجرد التفكير في أحلام اليقظة. يمكن للدماغ البشري التركيز فقط لمدة 90 دقيقة في المرة الواحدة بدون الحصول على فاصل، يكون من الصعب الحفاظ على تركيزك وتحفيزك. جدولة وقتك يمكنها أن تمنعك من التأخر لاجتماعاتك. الحصول علي 25 دقيقة كفاصل بين المهام والاجتماعات يُعد مقداراً جيداً.
- كن منظماً وركز علي مهمة واحدة
يقضي الأمريكي العادي يومين ونصف من كل عام بحثاً عن عناصر في غير محلها، ونتيجة لذلك، فإننا ننفق أكثر من 2.7 مليار دولار سنوياً في استبدال هذه العناصر. لذا وبدلاً من إضاعة الوقت والمال، كن منظماً.
أنشئ مأوى ومكاناً محدداً لكل شيء وتأكد من إعادة العناصر إلى حيث تنتمي. وفي نهاية اليوم، قم بتنظيف مكان عملك وقم بعمل نظام لإدارة المستندات.
ركز على إتمام مهمة واحدة. يذكر معظم الناس أن تعدد المهام هو المتهم الرئيسي في وضع الأشياء في غير موضعها.
- اتبع قاعدة ال 80 – 20
“مبدأ باريتو” المعروف أيضاً بقاعدة الـ 80 – 20 يشير إلى أن 80٪ من النتائج تأتي من 20٪ من الجهد المبذول. وتُستخدم عادةً في المبيعات حيث أن 80٪ من المبيعات تأتي عادةً من 20٪ من العملاء”.
ويقول رينزو كوستاريلا متحدثاً في مقالة أخرى عن تنظيم الوقت:”عندما يتعلق الأمر بكيفية إدارة وقتك، يمكن أيضاً تطبيق هذا المبدأ، 80٪ من نتائجك تأتي من 20٪ من أفعالك”.
يقترح رينزو أن تبدأ بالنظر إلى “جدولك الزمني أو قائمة المهام كل يوم. بكل بساطة قم باختيار خمس مهام للعمل عليها، وباستخدام هذا المبدأ، يمكنك على الأرجح حذف معظم العناصر الموجودة في قائمتك. قد يبدو الأمر غير طبيعي في البداية ولكن هذه الطريقة ستجعلك تكثف الجهود في المهام الأكثر أهمية”.
- استخدم التقويم الالكتروني (عبر الانترنت)
كانت التقاويم أداة أساسية لإدارة الوقت. ومع ذلك، تطورت التقاويم بشكل كبير بواسطة الانترنت، وذلك لأنه يمكنك الوصول إليها من أجهزة متعددة، وجدولة الاجتماعات والمواعيد بسهولة، وإعداد تذكيرات، وإنشاء حواجز وأحداث وزمنية، وجدولة الأحداث المتكررة.
أنا شخصياً أستخدم تقويم Google. أعتقد أنه الأفضل. ولكن يعمل كل من Outlook وApple Calendar بشكل جيدٍ أيضاً.
- توقف عن التفكير في جعل كل شيء كاملا
عندما تكون منشداً للكمال، لن يكون هناك شيء جيد بما يكفي، هذا يعني أنك ستستمر في العودة إلى نفس المهمة مراراً وتكراراً. إلى أي مدى تعتقد أن يومك سيكون منتجاً؟
لذا، توقف عن التفكير في الكمال. لانه لا وجود له. ابذل قصارى جهدك وامضِ قدماً.
- فقط قل “لا”
أعلم أنك لا تريد أن تزعج أي شخص. ولكنك لديك العديد من المهام، إذا كان عليك بالفعل القيام ببعض المهام ولم تنته منها، فعليك رفض دعوة العشاء أو مساعدة زملائك في المشروع حتى يكون لديك وقت فراغ.
- غرس العادات الصحيحة
صاغ تشارلز دوهيج، مؤلف كتاب “قوة العادة”، مصطلح “عادات أساسية”. لكن ما هي؟ ببساطة، إنها عادات يمكن أن تغير حياتك، مثل ممارسة الرياضة، وتتبع ما تأكله، وتطوير الروتين اليومي، والتأمل.
هذه العادات تحل محل العادات السيئة وتفتح المسار لتواجد عادات أخرى جيدة. ونتيجة لذلك، ستكون أكثر صحة وأكثر تركيزاً وأكثر معرفة بإدارة وقتك.
- لا تضيع الوقت في الانتظار
أنا سوف أكون صادقاً، لا أستطيع الوقوف منتظراً. ليس الأمر أنني لست صبوراً. أنا فقط أعلم أن هذا هو الوقت الذي يمكن أن أقضيه بشكل في أفضل في مكان آخر.
ومع ذلك، بدلاً من إضاعة هذا الوقت، وجدت طرقاً لاستغلاله والاستفادة منه. على سبيل المثال، أثناء الجلوس في غرفة الانتظار، سأقرأ كتاباً ملهماً أو أستمع إلى نشرة صوتية أو مخططاً لمدونة قادمة.
- العمل عن بعد
هل تعلم أن متوسط رحلة الذهاب للعمل يتجاوز 26 دقيقة؟ ومما زاد الطين بلة، أن هذا التنقل اليومي أصبح أطول. أضف إلى هذه المدة مقدار الوقت الذي يستغرقه الاستعداد للذهاب للعمل ويمكنك أن ترى بسهولة مقدار الوقت الضائع في الوصول إلى العمل والعودة منه.
على الرغم من أنه أمر غير ممكن لكل وظيفة، إلا أن العمل عن بعد مرتين في الأسبوع يمكن أن ينقذك ويوفر لك عدة ساعات في الأسبوع.
- ابحث عن الإلهام
عندما أشعر بالخمول أو الكسل، أستخدم مصادر ملهمة مثل محادثات TED أو قراءة السير الذاتية. إنها طريقة بسيطة لإعادة الشحن وإثارة حماسي والعودة إلى العمل مرة أخرى.
- رتب مهامك وضع المتشابه منها مع بعضه
عندما يكون لديك أعمال ذات صلة، قم بتجميعها معاً. على سبيل المثال، لا ترد على رسائلك الإلكترونية ومكالماتك الهاتفية على مدار اليوم. حدد موعداً محدداً للتعامل مع هذه المهام.
السبب؟ تتطلب المهام المختلفة أنواعاً مختلفة من التفكير. من خلال تجميع المهام ذات الصلة معاً، لا يقوم دماغك بتبديل التروس بل إنه يواصل العمل والتفكير على شيء من نفس النوع ولا يفكر في إعادة تهيئة للتفكير في أمر جديد آخر.
- قم بعملٍ أقل
هذا تكتيك من “ليو بابوتا”، والذي قام بإنشاء مدونة Zen Habits وأنا بالتأكيد أنصح بقراءتها. لذا، ما الذي يقوله ليو عن القيام بعمل أقل؟.
إن فعل القليل لا يعني أن “الأقل هو أكثر”. إنه يعني أن “الأقل هو الأفضل”. يتم تحقيق ذلك من خلال التباطؤ، والوعي بما يجب القيام به، والتركيز فقط على تلك الأشياء المهمة. بمجرد القيام بذلك، اجعل كل إجراء مهماً. ونتيجة لذلك، ستحصل على نتائج إيجابية إضافية.